Warum offene Stellen teuer sind und was sich dagegen tun lässt

Starke Fluktuation treibt Kosten

Das eBook von Christopher Zauner und Helmut Berger: “So funktioniert E-Recruiting heute”.

Der neue Mitarbeiter passt nicht wirklich und geht nach ein paar Monaten wieder: Das klingt wie ein Luxusproblem? Unternehmen sollten doch froh sein, wenn sie überhaupt jemanden bekommen? “Nein, keineswegs”, sagt Christopher Zauner, Experte für Mitarbeitergewinnung bei der Recruiting Heute GmbH aus Wels. “Starke Fluktuation und immer wieder offene Stellen kosten viel Zeit und Geld. Das kann sich auf Dauer kein Betrieb leisten.” Zauner rät deshalb zu intelligentem, digitalem Recruiting, das die Wahrscheinlichkeit maximiere, optimale Mitarbeiter zu finden.

Hat ein Unternehmen offene Stellen, muss es Aufträge ablehnen. Oder es überlastet seine Mitarbeiter, von denen dann vielleicht welche kündigen. Das Ergebnis ist in beiden Fällen dasselbe: weniger Umsatz und damit in der Regel auch weniger Gewinn. Herkömmliche Wege, Personal zu suchen, sind kostenintensiv und führen heute häufig nicht weiter. Fachkräfte können sich in vielen Branchen die Stelle aussuchen. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen haben daher oft das Nachsehen. Und das gehe richtig ins Geld, sagt Zauner.

Wie sehr, dafür gibt es verschiedene Studien. Laut Deloitte muss ein Betrieb durchschnittlich 14.900 Euro für die Neubesetzung einer Stelle aufwenden. Stepstone hat für deutsche Betriebe Vakanzkosten von im Schnitt 29.000 Euro ermittelt. Gerechnet wird dabei mit Daten aus dem Stepstone-Gehaltsreport sowie den Umsätzen pro Arbeitskraft. Zudem fließt die Zeit ein, die eine Stelle durchschnittlich unbesetzt bleibt – laut Bundesagentur für Arbeit 121 Tage. Jedes Unternehmen habe natürlich seine ganz spezielle Situation, sagt Zauner, aber klar sei: “Jede offene Stelle bremst das Wachstum eines Betriebs und sie kann sogar seine Existenz gefährden.” Und davon seien immer mehr Unternehmen betroffen.

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Kosten vom Umsatzverlust bis zur Einarbeitung
Um eine Strategie zu finden, das zu ändern, sollte man sich laut Zauner erst einmal im Detail anschauen, was zu den hohen Kosten führt. Neben dem Umsatz- und damit Gewinnverlust ist da die Anzeige, die jemand formulieren und die geschaltet werden muss. Viele beauftragen auch einen Headhunter, was gerade bei Führungskräfte-Jobs ziemlich teuer werden kann. Sobald sich Bewerberinnen und Bewerber melden, müssen deren Unterlagen gesichtet, Nachfragen gestellt und Vorstellungsgespräche geführt werden. Und wird ein geeigneter Kandidat herausgefiltert, benötigt man einen Vertrag, der sich ebenfalls nicht umsonst erstellt.

Zudem koste es eine Menge Geld, bis ein neuer Mitarbeiter wirklich produktiv sei und seine volle Leistung bringe, sagt Zauner. Logisch, denn jedes Unternehmen hat seine eigenen Herausforderungen. Häufig fehlen spezielle Kenntnisse und Qualifikationen, so dass eine Weiterbildung nötig ist. Die Abläufe müssen erlernt werden, es braucht Pläne für die Einarbeitung und Team-Mitglieder, welche diese übernehmen. Diesen mangelt es dann an Zeit für ihre Kern-Aufgaben, was die Gesamt-Produktivität sinken lässt. “Geht es um mehrere offene Stellen und kündigen die Neuen bald wieder, ist schnell die Belastungsgrenze für den Betrieb erreicht”, so Zauner.

Digitale Strategien nutzen
Und wie das ändern? Zauner rät dazu, den eigenen Recruiting-Prozess zu überdenken. Heute gebe es digitale Strategien, die gleich mehrere Vorteile hätten: “Sie sparen Geld und Zeit und Nerven. Und sie helfen dabei, zielgenauer auszuwählen.” Wer etwa Chatbots bei den Erst-Interviews einsetze oder auch Künstliche Intelligenz bei der Formulierung der Anzeigen und der Selektion der Zielgruppen unterstützen lasse, reduziert die Zeit bis zur Besetzung einer offenen Stelle – und die Gefahr, dass diese bald wieder zu haben ist.

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Die Recruiting Heute GmbH aus Wels ermöglicht dank Automatisierung und Digitalisierung die erhöhte Sichtbarkeit eines Unternehmens, die Identifizierung von KandidatInnen sowie die Vorqualifizierung von BewerberInnen. Ohne die bestehenden Prozesse zu verändern, können freie Stellen zeitsparend und kosteneffizient besetzt werden. Unternehmen erlangen damit im “War for talents” einen Wettbewerbsvorteil.

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