Pressemitteilung für Messen: Werbemittel planen

Pressemitteilung für die Messe erstellen und professionelle Werbemittel gezielt einsetzen: So gelingt eine überzeugende Messepräsenz. Jetzt lesen!

Wer eine Pressemitteilung für eine Messe erstellen möchte, steht vor einer doppelten Aufgabe: Der Text muss Journalisten und Redaktionen überzeugen, und gleichzeitig muss die gesamte Messepräsenz visuell stimmig und professionell wirken. Beides hängt enger zusammen, als es auf den ersten Blick scheint. Eine gut formulierte Pressemitteilung zur Messe gewinnt an Wirkung, wenn sie von einem konsistenten Auftritt am Messestand begleitet wird. Umgekehrt verpufft selbst das aufwendigste Werbematerial, wenn die begleitende Kommunikation fehlt. Dieser Artikel zeigt, worauf es beim Erstellen einer professionellen Messepressemitteilung ankommt, welche Werbemittel sich für verschiedene Messeziele eignen und wie beides im Zusammenspiel eine starke Außenwirkung erzeugt. Dabei werden Gemeinsamkeiten und Unterschiede der wichtigsten Werbemittelkategorien gegenübergestellt, damit Unternehmen ihre Planung strukturiert und effizient angehen können.

Messekommunikation im Überblick: Was verglichen und bewertet wird

Eine Messepräsenz besteht aus mehreren Elementen, die aufeinander abgestimmt sein müssen. Auf der einen Seite steht die externe Kommunikation: die Pressemitteilung, die vor, während und nach der Messe veröffentlicht wird. Auf der anderen Seite stehen die physischen Werbemittel am Stand, die Besucher ansprechen, informieren und im Gedächtnis bleiben sollen.

In der folgenden Analyse werden die wichtigsten Werbemittelkategorien miteinander verglichen: großformatige Displaysysteme, gedruckte Materialien sowie digitale Elemente. Parallel dazu wird erklärt, wie eine Pressemitteilung für die Messe strukturiert und inhaltlich aufgebaut sein sollte, damit sie redaktionelle Aufmerksamkeit erhält. Ziel ist es, eine klare Orientierung zu geben, welche Kombination aus Text und Material für welches Messeziel am besten geeignet ist.

Pressemitteilung für die Messe erstellen: Struktur und Inhalt

Aufbau und Formulierung einer wirkungsvollen Messepressemitteilung

Eine Pressemitteilung zur Messe folgt einem klaren Aufbau. Der Einstieg enthält die wichtigsten Informationen: Welches Unternehmen nimmt teil, auf welcher Messe, wann und in welcher Halle. Diese W-Fragen müssen im ersten Absatz beantwortet sein, weil Redakteure selten mehr als wenige Sekunden auf einen Text verwenden.

Im weiteren Verlauf beschreibt die Pressemitteilung das Messethema, also welche Produkte, Dienstleistungen oder Innovationen präsentiert werden. Ein konkreter Neuheitswert erhöht die Chance auf redaktionelle Übernahme erheblich. Abgeschlossen wird die Mitteilung mit einem Boilerplate, also einem kurzen Unternehmensporträt, sowie den Kontaktdaten für Rückfragen.

Sprachlich gilt: sachlich und klar formulieren, keine Werbesprache, keine übertriebenen Superlative. Pressemitteilungen sind keine Werbetexte, sondern Informationsangebote an Journalisten.

Timing und Distribution: Wann und wohin die Mitteilung gesendet wird

Der Versand einer Messepressemitteilung sollte in drei Wellen erfolgen. Etwa vier bis sechs Wochen vor der Messe geht eine Ankündigung an Fachredaktionen, Branchenmagazine und relevante Online-Portale. Während der Messe kann eine kurze Aktualisierung mit konkreten Highlights verschickt werden. Nach der Veranstaltung empfiehlt sich ein Nachbericht mit Besucherzahlen, Reaktionen oder Erstpräsentationen.

Für die Distribution eignen sich Presseverteiler, eigene Medienkontakte und PR-Portale. Wichtig ist dabei, die Mitteilung auf die jeweilige Zielgruppe zuzuschneiden: Eine Meldung für ein Fachmagazin der Ingenieurbranche liest sich anders als ein Text für ein allgemeines Wirtschaftsmedium.

Werbemittel für den Messestand: Vergleich der wichtigsten Kategorien

Großformatige Displaysysteme: Sichtbarkeit auf Distanz

Displaysysteme wie Beachflags, Faltwände oder aufstellbare Bannersysteme sind darauf ausgelegt, Aufmerksamkeit aus der Distanz zu erzeugen. Sie kommunizieren die Kernbotschaft eines Unternehmens ohne Text, allein durch Bild, Farbe und Format. Für Messen mit hoher Besucherdichte sind sie unverzichtbar, weil ein Stand ohne visuelle Leitstruktur in der Standgasse untergeht.

Zu den besonders flexiblen Varianten gehören die sogenannten Rollups, die sich schnell auf- und abbauen lassen und dank geringem Gewicht auch für mehrtägige Messen mit wechselnden Standorten praktisch sind. Sie eignen sich für Firmenlogos, Produktabbildungen oder kurze Leitbotschaften.

Gedruckte Materialien: Informationstiefe für das Gespräch

Flyer, Broschüren und Produktkataloge erfüllen eine andere Funktion als Displaysysteme. Während großformatige Aufsteller Besucher zum Stand lenken, übernehmen gedruckte Materialien die inhaltliche Überzeugungsarbeit im Gespräch. Eine gut gestaltete Broschüre, die Besucher mitnehmen können, verlängert den Kontakt über das Messegespräch hinaus.

Wichtig ist dabei ein einheitliches Design: Wer Broschüren, Visitenkarten und Displaysysteme optisch aufeinander abstimmt, vermittelt Professionalität und Markenstärke. Dieser visuelle Zusammenhang zwischen allen Materialien ist einer der häufig unterschätzten Faktoren bei der Messeplanung.

Digitale Elemente am Messestand: Interaktion und Reichweite

Screens und Präsentationsmedien: Bewegung zieht Blicke an

Digitale Displays und Screens am Messestand ergänzen gedruckte Materialien sinnvoll. Bewegte Bilder, kurze Produktvideos oder interaktive Präsentationen erzeugen Aufmerksamkeit auf eine Weise, die statische Materialien nicht erreichen. Besucher bleiben länger am Stand, wenn sie etwas sehen, das sich verändert.

Der Aufwand für digitale Elemente ist höher als für gedruckte Materialien, sowohl technisch als auch in der Vorbereitung. Wer sich dafür entscheidet, sollte den Content vorab sorgfältig planen und testen, damit Abstürze oder Darstellungsfehler den Messeauftritt nicht beeinträchtigen.

Social Media und digitale Pressemitteilungen: Reichweite über den Stand hinaus

Eine Messepräsenz beschränkt sich heute nicht mehr auf die Halle. Social-Media-Beiträge vor und während der Messe erweitern die Reichweite erheblich und sprechen Interessenten an, die nicht persönlich vor Ort sind. Kurze Videos vom Aufbau, Fotos vom Stand oder Zitate aus Pressegesprächen erzeugen Aufmerksamkeit auch außerhalb des Messegeländes.

Die digitale Pressemitteilung für die Messe lässt sich direkt auf der Unternehmenswebsite veröffentlichen und an digitale Presseverteiler übergeben. So entsteht ein konsistentes Bild in allen Kanälen.

Vergleichstabelle: Werbemittel für Messepräsenzen im Überblick

Empfehlung: So verbindet man Pressemitteilung und Werbemittel wirkungsvoll

Eine Messepräsenz entfaltet ihre volle Wirkung erst dann, wenn externe Kommunikation und Standdgestaltung eine Einheit bilden. Die Pressemitteilung für die Messe zu erstellen sollte deshalb nicht als isolierte Aufgabe behandelt werden, sondern als Teil einer übergreifenden Kommunikationsstrategie.

Für Unternehmen, die zum ersten Mal an einer Messe teilnehmen, empfiehlt sich ein schrittweiser Ansatz: zuerst Messeziel und Kernbotschaft definieren, dann die Werbemittel auswählen und schließlich die Pressemitteilung auf Basis dieser Inhalte formulieren. Wer bereits Messeerfahrung hat, kann bestehende Materialien anpassen und die Pressemitteilung stärker auf Neuheiten und Weiterentwicklungen fokussieren.

Ein visuell kohärenter Auftritt, der von einer professionell formulierten Pressemitteilung begleitet wird, stärkt das Unternehmensimage bei Journalisten, Kunden und Partnern gleichermaßen. Das Investment in gute Materialien und präzise Texte zahlt sich in der Regel schnell aus.

Häufig gestellte Fragen

Wann sollte man mit der Planung einer Pressemitteilung zur Messe beginnen?

Die Planung sollte idealerweise sechs bis acht Wochen vor der Messe beginnen. So bleibt genug Zeit, den Text zu verfassen, Freigaben einzuholen und den Versand an Redaktionen rechtzeitig zu koordinieren. Spontane Pressemitteilungen wenige Tage vor der Messe haben deutlich geringere Chancen auf redaktionelle Beachtung.

Welche Werbemittel sind für kleinere Messestände besonders geeignet?

Für Stände mit begrenzter Fläche eignen sich vor allem platzsparende und schnell aufzubauende Lösungen. Aufstellbare Bannersysteme, kleinformatige Displaysysteme und hochwertig gedruckte Broschüren bieten auch auf wenig Raum eine professionelle Wirkung. Wichtig ist ein einheitliches Design aller Materialien.

Muss eine Pressemitteilung zur Messe zwingend eine Neuheit enthalten?

Eine Neuheit erhöht die Chance auf redaktionelle Übernahme erheblich, ist aber keine zwingende Voraussetzung. Auch Themen wie Jubiläen, Partnerschaften, Auszeichnungen oder besondere Exponate können als Aufhänger dienen. Entscheidend ist, dass die Mitteilung einen klaren Nachrichtenwert bietet, also einen Grund, warum die Teilnahme an der Messe für Leser relevant ist.