Auftragsbestätigungen mit KI statt manuell einzeln prüfen: EMS-Dienstleister spart über 20 Stunden Aufwand pro Woche
Eschborn, 20. Mai 2026 – Der EMS-Dienstleister electronic service willms GmbH & Co. KG (esw) hat den manuellen Aufwand für die Prüfung von Auftragsbestätigungen um mehr als 80 Prozent reduziert. Den Prozess übernimmt nun die KI-gestützte Software OCC.AI von Perzeptron. Statt bisher 25 bis 30 Stunden pro Woche benötigt der Einkauf heute weniger als fünf Stunden wöchentlich für die Prüfung eingehender Auftragsbestätigungen. Gleichzeitig sorgen automatisierte Abweichungskontrollen für mehr Transparenz und eine höhere Prozessqualität.
Der EMS-Dienstleister esw mit Sitz in Stolberg-Breinig entwickelt und fertigt Elektroniklösungen für Industrie, Kommunikation, Medizintechnik, Funktechnik und weitere Branchen. Die hohe Zahl an Materialbestellungen und Lieferanten führt dabei täglich zu einem großen Volumen eingehender Auftragsbestätigungen, die im Einkauf geprüft und verarbeitet werden müssen.
Vor der Einführung von OCC.AI erfolgte die Prüfung der Auftragsbestätigungen vollständig manuell. Jede einzelne Position wurde anhand von Artikelbezeichnung, Hersteller, Herstellerartikelnummer, interner Artikelnummer, Menge, Preis und Liefertermin überprüft. Stimmten die Daten überein, wurden sie im ERP-System bestätigt und dokumentiert. Abweichungen mussten individuell bearbeitet und an den zuständigen Mitarbeiter im Einkauf weitergeleitet werden.
“Der Zeitaufwand, jede Bestellposition beziehungsweise jedes Lieferlos einzeln zu prüfen, war immens. Gleichzeitig schwingt bei manuellen Prozessen naturgemäß das Risiko von Fehlern mit”, erklärt Jörg Kreus, Leitung Sales & Supply Chain Management und Mitglied der Geschäftsleitung bei esw.
OCC.AI automatisiert die Abweichungskontrolle
Mit OCC.AI hat esw aktuell einen Automatisierungsgrad von 85 Prozent beim AB-Prüfprozess erreicht. Die KI-gestützte Lösung liest eingehende Auftragsbestätigungen automatisiert aus, gleicht die enthaltenen Informationen mit der jeweiligen Bestellung ab und erkennt Abweichungen bei Preisen, Mengen oder Lieferterminen. Kritische Abweichungen werden visuell hervorgehoben und gezielt dem Einkauf zur Prüfung vorgelegt. Dadurch können sich Mitarbeitende schneller auf kritische Positionen konzentrieren.
Definierbare Toleranzgrenzen sorgen dafür, dass nur tatsächlich relevante Abweichungen zur manuellen Prüfung an den Einkauf weitergeleitet werden. Positionen ohne kritische Abweichung werden automatisiert bestätigt beziehungsweise direkt für die Weiterverarbeitung im ERP-System bereitgestellt.
Lieferanten schnell angebunden
Aktuell sind bei esw 14 Lieferanten an OCC.AI angebunden, die zusammen mehr als 80 Prozent des Wareneingangsvolumens abdecken. Die Integration wurde vollständig durch Perzeptron umgesetzt und verlief für esw unkompliziert. “Neue Lieferanten können sehr schnell angebunden werden. Das hat uns besonders positiv überrascht”, so Jörg Kreus.
Von 30 Stunden auf weniger als fünf Stunden pro Woche
Vor dem Einsatz von OCC.AI lag der wöchentliche Zeitaufwand für die Prüfung von Auftragsbestätigungen bei esw bei rund 25 bis 30 Stunden – Nacharbeiten aufgrund von Abweichungen noch nicht eingerechnet. Heute beträgt der manuelle Aufwand weniger als fünf Stunden pro Woche.
“Es entsteht initial ein Aufwand für den Abgleich von Herstellerdaten und Artikelbezeichnungen, dieser fällt jedoch nur einmal pro Artikelposition an. Bereits nach kurzer Zeit konnten wir eine deutliche und nachhaltige Zeitersparnis realisieren. Und nicht nur deutlich schneller sind wir in diesem Prozess geworden – wir sind beeindruckt von der hohen Genauigkeit beim Auslesen von Auftragsbestätigungen”, erklärt Jörg Kreus.
Mehr Freiräume für wertschöpfende Aufgaben
Für das Einkaufsteam bedeutet die Automatisierung vor allem eine deutliche Entlastung im Tagesgeschäft. Frei gewordene Kapazitäten können gezielt für wertschöpfende Aufgaben in der Materialwirtschaft eingesetzt werden. Gleichzeitig steigt die Transparenz über eingehende Bestätigungen, offene Abweichungen und Bearbeitungsstände.
“OCC.AI wurde von den Mitarbeitenden sofort gut angenommen. Die enge Zusammenarbeit mit Perzeptron und die schnelle Reaktion auf Anpassungsbedarfe waren entscheidend für die hohe Akzeptanz”, so Kreus.
Gerade bei steigenden Auftragsvolumina ermöglicht OCC.AI eine skalierbare Einkaufsorganisation, ohne zusätzliche personelle Ressourcen für die AB-Prüfung aufzubauen.
Die 1999 gegründete Perzeptron GmbH ist Beratungsunternehmen, Softwareentwickler und Dienstleister, mit Fokus auf Supply-Chain-Optimierung. Perzeptron bietet die eigens entwickelte Software MiG, die als ERP-Ergänzungssoftware fungiert. Sie schließt die Lücken herkömmlicher ERP-Systeme. Auf Basis von MiG hat Perzeptron ein System entwickelt, das die Planungssicherheit von stücklistenbasierten Produktionsunternehmen messen und bewerten kann. Diese sogenannte Effizienzanalyse ist in der Lage, die Ursachen für suboptimale KPIs zu identifizieren. Sie dient dazu, Lieferperformance, Kapitalbindung und Auftragsdurchlaufzeiten zu optimieren und Unternehmen auf ein neues Effizienzniveau zu heben. www.perzeptron.de
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