event it NEO kombiniert Teilnehmermanagement, Organisation und Auswertung
Mit NEO stellt die event it AG eine neue Plattform für das integrierte Management von Veranstaltungen vor. Die in Hannover entwickelte Lösung begleitet Projekte von der ersten Einladung über Registrierung und Betreuung der Gäste bis zum Check-in und zur Auswertung. Sie verbindet Softwarefunktionen mit der operativen Erfahrung, die event it in mehr als 20 Jahren Eventgeschäft aufgebaut hat. Besonders praxisnah: Ein KI-Assistent kann Teams dabei unterstützen, Informationen aus laufenden Projekten schneller zu finden und einzuordnen.
„Eine Veranstaltung besteht nicht aus voneinander getrennten Arbeitsschritten. Entscheidungen bei der Anmeldung wirken sich auf Kommunikation, Ablauf vor Ort und Auswertung aus“, lautet der Ansatz hinter event it NEO. Die Plattform führt diese Aufgaben in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung zusammen. Veranstalter und Agenturen können damit Gästedaten, Buchungen, Kommunikation und Prozesse vor Ort projektbezogen steuern. Je nach Veranstaltung lassen sich die benötigten Funktionen zuschalten.
event it NEO ist für unterschiedliche Veranstaltungsgrößen und Formate ausgelegt. Das Einsatzspektrum reicht von Events mit 50 bis 50.000 Gästen. Dafür stehen dem Anwender praxisgerechte Module zur Verfügung, die frei ab- und zuschaltbar sind. Zum Portfolio gehören unter anderem Anmeldeseiten mit Drag-and-Drop-Funktionalität, Kunden-CI und eigener Domain, Ticketing, E-Mail-Kommunikation, Hotel- und Workshop-Buchungen sowie Check-in und Badge-Druck. Auch Aufgaben wie Speaker-Management, Personaleinsatz, Abrechnung und Reporting können innerhalb der Plattform abgebildet werden. Anwender buchen diese Bausteine entsprechend ihrem individuellen Bedarf.
Eine zentrale Rolle spielt die Verbindung der einzelnen Projektphasen. Informationen, die bei der Anmeldung entstehen, stehen den berechtigten Teams für die weitere Planung und Durchführung zur Verfügung. Der Status von Zusagen, Buchungen und Check-ins lässt sich im laufenden Projekt verfolgen. Nach der Veranstaltung können die Daten für Auswertungen genutzt werden.
Zum Konzept gehört auch ein KI-Assistent, der Fragen zu Gästen, Projekten, Zahlungen oder dem aktuellen Check-in-Stand in natürlicher Sprache beantworten kann. Eine vorherige Zusammenstellung von Filtern und Auswertungen ist dafür nicht erforderlich. Der Assistent greift auf Informationen im jeweiligen Projektkontext zu; Zugriffsrechte und die Trennung von Kundendaten bleiben dabei maßgeblich. Änderungen an Gästedaten erfolgen erst nach ausdrücklicher Bestätigung durch einen „human in the loop“.
KI-Funktionalität ist darüber hinaus an weiteren Stellen der Plattform eingebunden. Nach Angaben von event it laufen über 40 KI-Funktionen im Produktivbetrieb. Sie unterstützen beispielsweise bei der Arbeit mit Inhalten, beim Datenimport oder bei organisatorischen Aufgaben. Welche davon in einem Projekt sinnvoll sind, richtet sich nach den Anforderungen der Veranstaltung und den Vorgaben des jeweiligen Nutzers.
Bei der Entwicklung von event it NEO lag der Fokus auch auf anpassbare Abläufe und klar geregelte Zugriffe. Die Plattform ist mandantenfähig und bietet ein Rollenmodell für unterschiedliche Aufgaben, vom Projektteam bis zum Personal am Check-in. Die Teilnehmerdaten werden nach Unternehmensangaben in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main gespeichert. Für den Einsatz der KI-Funktionen sieht event it abgestufte Freigaben vor; neue Zugänge starten ohne Verarbeitung von Kunden- und Personendaten durch KI.
Die Oberfläche von event it NEO steht in Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch zur Verfügung; Gästeseiten können mehrsprachig gestaltet werden. Damit richtet sich die Plattform auch an Teams, die internationale Teilnehmergruppen betreuen. Neben der Software kann event it die Umsetzung realisieren – von der Projektleitung bis zum Personal am Check-in. Plattform und operative Leistungen lassen sich so aus einer Hand beziehen.
Die Plattform entstand in der Praxis und ist ein Ergebnis der Projektarbeit von event it. Sie wird im eigenen Haus weiterentwickelt. Das Unternehmen hat mit den Vorläufern von event it NEO bislang rund 12.000 Projekte mit mehr als einer Million Teilnehmern betreut. Mit der neuen Plattform bündelt event it diese Erfahrung in einem modularen System, das sowohl einzelne Aufgaben als auch den gesamten Ablauf einer Veranstaltung unterstützen soll.
event it NEO wird unter strikter Beachtung aller regulatorischen Vorgaben wie DSGVO und EU AI Act kontinuierlich weiterentwickelt. Kunden und Anwender können dafür ihre eigenen Wünsche und Anforderungen einbringen.
Bildunterschrift: Screenshot von event it NEO (Foto: event it)
event it AG – alle Event-Services aus einer Hand! (we connect people, events & IT)
Die event it AG entwickelt Software für Teilnehmermanagement und Eventorganisation. Kunden sind Unternehmen, Verbände und Messeveranstalter im deutschsprachigen Raum. Das Unternehmen beschäftigt rund 90 Mitarbeitende an den Standorten Hannover und München und ist seit über 20 Jahren am Markt. Neben der Software bietet event it Full-Service-Eventmanagement und Eventpersonal.
Kontakt:
event it AG
Pelikanplatz 7-9
D-30177 Hannover
Ansprechpartner: Jan Elixmann
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Telefon: +49 511 866 846 74
Web: www.eventit.ag