Neues zur Software META-DOK auf der CeBIT
(Saarbrücken, 20. Februar 2013) Wozu trennen, was zusammengehört? Auf der CeBIT in
Hannover stellt die META-LEVEL Software AG die Neuheiten ihres Wissens- und
Dokumentenmanagementsystems META-DOK vor und zeigt, wie damit E-Mails und Dokumente
aller Art zentral in einem System verwaltet und sicher archiviert werden können. Schnell entsteht im Unternehmen ein zentraler Wissenspool, auf den die Nutzer auf Wunsch jederzeit, weltweit zugreifen können.
Ein großer Teil der täglichen Geschäftskorrespondenz geschieht mittlerweile per E-Mail. Durch die Ablösung des klassischen Briefes werden E-Mails verstärkt auch zum Träger von steuerrelevanten Informationen wie z. B. Rechnungen, die für eine bestimmte Zeitspanne rechtskonform im Original aufzubewahren sind. Hinzu kommen weitere digitale Dokumente, die aus verschiedenen Informationsquellen stammen, sowie papiergebundene Dokumente, die den Mitarbeitern ebenfalls bei Bedarf schnell und ohne langes Suchen zur Verfügung stehen müssen.
Abhilfe schafft hier das Dokumentenmanagement- und Wissensmanagementsystem META-DOK, mit dem sich E-Mails und Dokumente aller Art in frei definierbaren Kategorien zentral im Unternehmen speichern lassen. Steuerrelevante Dokumente und E-Mails können über einen speziellen Mechanismus revisionssicher nach GoBS / GDPdU archiviert werden. Zum schnellen Import der Dokumente aus unterschiedlichen Datenquellen verfügt das System über verschiedene Schnittstellen und Module. In META-DOK können die importierten Dokumente verschiedenen Themen (Kategorien) zugeordnet und inhaltlich zusammengehörende Dokumente miteinander verknüpft werden. Den Mitarbeitern liegen somit in META-DOK alle relevanten Dokumente
gebündelt vor – passend zum jeweiligen Thema, unabhängig vom Format.
Auf die in META-DOK gespeicherten Informationen können die Nutzer geschützt via Web Client oder Windows Client jederzeit, weltweit zugreifen. Zum schnellen Recherchieren von Informationen stehen vielfältige Such- und Filteroptionen zur Verfügung. Mittels eines Abonnementservices werden die Nutzer topaktuell über Änderungen und Neuheiten zu relevanten Themen informiert.
Das kostengünstige System ist modular aufgebaut und lässt sich flexibel erweitern. Zu den neuen Modulen der META-DOK Version 5.0, die auf der CeBIT vorgestellt werden, gehören ein Windows-Client mit hoher Office- und Windows-Integration und die Mailintegration für Microsoft