Essen – In Zeiten der Digitalisierung hat jeder Betriebsprüfer jederzeit Zugriff auf die einzelnen Buchungsdaten. Somit ist mit wenig Aufwand feststellbar, wann die Buchung erfolgte und zwangsläufig auch, ob dies zeitnah erfolgt ist. Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert, weist darauf hin, dass ein Verzicht auf eine zeitnahe Erfassung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung widerspricht und Konsequenzen hat.
Nach der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch (§ 239 Abs. 2 HGB und § 146 Abs. 1 AO) sind die Buchungen zeitgerecht vorzunehmen, das heißt, die Geschäftsvorfälle müssen so zeitnah wie möglich bzw. in einem engen zeitlichen Zusammenhang gebucht werden. Zwar ist keine tägliche Eintragung in die Bücher erforderlich (Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 24.03.1970 (I R 38/68, BStBl II 1970, 540), jedoch ist jeder Geschäftsvorfall zeitnah, das heißt möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung, in einer Grundaufzeichnung oder in einem Grundbuch unveränderlich zu erfassen.
Zeitgerechte Buchungen (zeitnah):
Geschäftsvorfälle müssen so zeitnah wie möglich nach ihrer Entstehung erfasst werden. “Kasseneinnahmen und -ausgaben bei Kassengeschäften müssen täglich festgehalten werden. Unbare Geschäftsvorfälle sollten laufend, zumindest aber zeitnah verbucht werden. Eine Sammlung von Belegen über Monate hinweg ist unzulässig. Es soll verhindert werden, dass Geschäftsvorfälle in der Schwebe bleiben oder später manipuliert werden”, erläutert Steuerberater Roland Franz die Fristen und den Zweck.
Unveränderliche Buchungen (Festschreibung):
Buchungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr nachvollziehbar ist. Elektronische Buchungen müssen elektronisch gegen nachträgliche Änderungen geschützt werden.
Seit dem 01.01.2020 müssen elektronische Kassensysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die Daten unveränderlich speichert.
“Fehlerhafte Buchungen dürfen nicht einfach gelöscht oder überschrieben werden. Notwendige Korrekturen müssen so erfolgen, dass sowohl der ursprüngliche als auch der korrigierte Stand erkennbar bleibt”, ergänzt Steuerberater Roland Franz.
Eine ordnungsgemäße Buchführung ist nur dann gegeben, wenn sie
– richtig,
– vollständig,
– zeitgerecht,
– nachvollziehbar und
– übersichtlich ist.
“Wird die Buchführung nicht ordnungsgemäß durchgeführt, können die Finanzbehörden selbst eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen vornehmen. Wer inkorrekte oder unvollständige Angaben in der Buchführung macht, muss mit Geldstrafen oder Freiheitsstrafen rechnen”, erklärt Steuerberater Roland Franz die Konsequenzen.
Insbesondere im Insolvenzfall bzw. bei einer Insolvenzverschleppung folgen auf Verstöße gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) Freiheitsstrafen (§ 283 Strafgesetzbuch (StGB)).
Liegen erhebliche formelle oder inhaltliche Mängel bei der Buchführung vor, gilt sie nicht als ordnungsgemäß. In einem solchen Fall können folgende steuerrechtliche Konsequenzen eintreten:
– Das Finanzamt schätzt die Besteuerungsgrundlagen, die nicht den tatsächlichen Grundlagen des jeweiligen Unternehmens entsprechen müssen. Eine solche Einschätzung kann für das Unternehmen von erheblichem Nachteil sein.
– Steuerliche Vergünstigungen, die an bestimmte buchhalterische Nachweise geknüpft sind, werden dem Unternehmen entzogen.
– Die Beweislast wird umgekehrt.
– Dem Unternehmen werden Zwangsmittel angedroht und es kann sogar zu Strafverfahren kommen.
Straf- und zivilrechtlich gilt:
– Der Beweiswert der Geschäftsbücher wird infrage gestellt.
– Insolvenzvergehen nach §§ 283 ff. StGB sind strafbar (Bankrott).
– Kapitalgesellschaften kann der Bestätigungsvermerk versagt werden.
“Die Einhaltung von GoB und GoBD ist für Unternehmen essenziell, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und eine ordnungsgemäße Buchführung sicherzustellen. Besonders im digitalen Kontext ist es wichtig, die GoBD zu berücksichtigen, um bei Betriebsprüfungen keine Nachteile zu erleiden. Unternehmen sollten daher ihre Buchführungsprozesse regelmäßig überprüfen und an die aktuellen gesetzlichen Anforderungen anpassen”, resümiert Steuerberater Roland Franz.
Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert ist seit mehr als 40 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung und mehr. Die rund 30 Mitarbeiter der Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste Lösungen. Um für jeden Mandanten möglichst viele Synergieeffekte ausschöpfen zu können, arbeiten in der Kanzlei mehrere Spezialisten zusammen. So profitieren die Mandanten von der Qualifikation und Erfahrung vieler Experten. Denn bei vielschichtigen Problemen kann keine Teillösung, sondern nur eine ganzheitliche Beratung zum Erfolg führen.
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