Der Traum vom papierlosen Büro ist noch nicht ausgeträumt

CyProtect-Lösung für Gehaltsabrechnungs-Systeme: Gehaltsmitteilungen vertraulich und PCI-konform via E-Mail verschicken

Der Traum vom papierlosen Büro ist noch nicht ausgeträumt

Gegen Monatsmitte oder -ende wird in Personalabteilungen viel gedruckt und kuvertiert: Die Gehaltsabrechnungen müssen raus. Einige Firmen haben die entsprechenden Daten digital in einem SAP-System oder einer anderen ERP-Lösung abgelegt. Warum also nicht auch die Abrechnungen digital versenden, dachten sich die IT-Spezialisten von CyProtect. Sie entwickelten eine Lösung, die Gehaltsabrechnungen mittels SEPPmail verschlüsselt per E-Mail an die Angestellten verschickt – kostengünstig, ohne Papierberge und in einem PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard)-konformen Gewand.

Die Idee, Gehaltsabrechnungen digital zu versenden, kam dem deutschen IT-Experten CyProtect bereits vor Längerem. Doch das Unternehmen benötigte dafür einen Technologiepartner, der einen 100 % vertraulichen Versand via E-Mail ermöglicht. In dem Schweizer Hersteller SEPPmail fand man einen Partner, dessen sichere und PCI-konforme E-Mail-Verschlüsselungslösung den Anforderungen in jeglicher Hinsicht entsprach.

Gehaltsabrechnungen per Mausklick verschicken
Die Lösung von CyProtect kann von Firmen bequem als Service gebucht werden. Im Zuge dessen installieren Techniker die dazugehörige Verschlüsselungs-Appliance SEPPmail und verknüpfen sie mit dem Personalabrechnungs-System und den darin lagernden Personal- und Finanzdaten. SEPPMail kann so auf die für Gehaltsabrechnungen relevanten Informationen zugreifen. Über ein Interface des CyProtect-Softwareservice verwalten die Mitarbeiter der Personalabteilungen den Versand der sensiblen Dokumente. Das Interface gleicht dabei die Abrechnungen als Rohdaten oder PDF mit den Informationen aus dem Personalabrechnungs-System ab. Die Abteilung kann dem Mitarbeiter die Gehaltsabrechnung nun als digitale Post zuschicken – bei Bedarf sogar mit digitaler Signatur.

Nach dem Versand durchquert die Mail mit der Gehaltsabrechnung den Mailserver und passiert danach die SEPPmail-Verschlüsselungs-Appliance. Dort wird die digitale Nachricht codiert und für Dritte unlesbar gemacht. Dem Empfänger erscheint die verschlüsselte Mail zunächst wie eine herkömmliche Standard-E-Mail. Die Gehaltsabrechnung verbirgt sich dabei vollständig ausgeliefert hinter einem HTML-Attachment. Zuvor hat die SEPPmail-Appliance bereits ein dynamisches Initialpasswort erstellt und der Personalabteilung per Mail zugesendet. Das Passwort teilt die Abteilung dem Empfänger anschließend mittels SMS, Telefon oder Fax mit.

Webmailer als digitaler Postbote
Öffnet der Adressat nun den HTML-Anhang, wird er in einer Weboberfläche zur Eingabe des Initialpasswortes aufgefordert. Erhält er erstmalig eine Gehaltsabrechnung via E-Mail, ist eine einmalige Registrierung im System der Verschlüsselungs-Appliance notwendig. Bei zukünftigen Mails muss er nur das eigene Passwort eingeben. Nachdem der Empfänger die Nachricht durch die Passworteingabe zum Lesen freigeschaltet hat, kommt der SEPPmail-Webmailer ins Spiel. Hier ist die E-Mail nun entschlüsselt sichtbar. Der Empfänger kann auf dieser Webplattform verschlüsselt antworten und die digitale Post bei Bedarf als Klartext in sein Standard-E-Mail-Programm übertragen.

„Mit SEPPmail haben wir einen Technologiepartner gefunden, der uns eine gleichermaßen sichere und benutzerfreundliche E-Mail-Verschlüsselungslösung bietet“, erklärt Basilius Niedermeyer, Vorstand der CyProtect AG. „Das Besondere an SEPPmail ist die 100 % vertrauliche und sogar PCI DSS-konforme Versandmethode. Zudem kommen alle unsere Kunden schnell mit dem einfach zu bedienenden Webmailer zurecht, in dem sie ihre Gehaltsabrechnungen per Mausklick entschlüsseln können.“

Hinweis: Alle genannten Marken- und Produktnamen sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber.

Über Infinigate:
Infinigate wurde 1996 als erster europäischer Distributor für Internet-Technologien gegründet. Ab 2002 hat sich Infinigate ausschließlich auf die Distribution von IT-Security-Lösungen zum nachhaltigen Schutz von IT-Netzwerken, Servern, Endgeräten, Daten, Applikationen sowie der Cloud spezialisiert. Als echter VAD konzentriert sich Infinigate dabei auf innovative und erklärungsintensive Lösungen für Unternehmen und stellt Herstellern und Partnern (Resellern, IT-Integratoren, Systemhäusern etc.) eine Reihe von zusätzlichen Dienstleistungen in den Bereichen Technik, Marketing und Vertrieb zur Verfügung. Nach Akquisitionen in Skandinavien und Großbritannien ist die Infinigate-Gruppe heute mit 200 Mitarbeitern in sieben Ländern Europas (Großbritannien, Deutschland, Schweiz, Österreich, Schweden, Norwegen und Dänemark) mit eigenen Niederlassungen vertreten. Infinigate deckt damit 60 % des westeuropäischen IT Security-Marktpotentials ab und hat sich so als führender Value Added Distributor für IT-Sicherheit in Europa etabliert. Weitere Informationen finden Sie unter www.infinigate.com.

Über CyProtect AG:
Die CyProtect AG wurde im Jahr 2000 gegründet, hat sich auf „Netzwerk- und Internet Security“ spezialisiert und beschäftigt sich mit folgenden Themen: Virenschutz, Verschlüsselung beim Speichern und Transport von Daten, sichere Authentifizierung und Schutz von sensiblen Daten. Zu diesen Themen bietet die CyProtect AG entsprechende Software- bzw. Hardware-Lösungen oder Services, verbunden mit Beratungs- und Schulungsleistungen sowie Einführungs- und Betriebsunterstützung, an. Weitere Informationen finden Sie unter
www.cyprotect.com.

Über SEPPmail AG:
Das in der Schweiz ansässige, international tätige und inhabergeführte Unternehmen SEPPmail ist Hersteller im Bereich „Secure Messaging“. Seine patentierte, mehrfach prämierte Technologie für den spontanen sicheren E-Mail-Verkehr verschlüsselt elektronische Nachrichten und versieht diese auf Wunsch mit einer digitalen Signatur. Die Secure E-Mail-Lösungen sind weltweit erhältlich und leisten einen nachhaltigen Beitrag zur sicheren Kommunikation mittels elektronischer Post. Dadurch maximiert SEPPmail die Kommunikationssicherheit von hunderttausenden von Benutzern. Das Unternehmen verfügt über eine mehr als zehnjährige Erfahrung im sicheren Versenden digitaler Nachrichten. Bei der Entwicklung ihrer E-Mail-Security-Technologie achtet SEPPmail besonders auf die Benutzerfreundlichkeit und reduziert Komplexität auf ein absolutes Minimum. Kleine, mittlere und große Firmen können die Lösungen schnell, unkompliziert und ohne zusätzliche Schulungen anwenden. Weitere Informationen unter www.seppmail.de.

Firmenkontakt
SEPPmail AG
Günter Esch
Ringstraße 1c
85649 Brunnthal b. München
+49 151 165 44228
esch@seppmail.de
http://www.seppmail.de

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