Die Kassensoftware OS.pos des Heidelberger Softwarehauses Compex erleichtert die Abwicklung von Personaleinkäufen im Cash&Carry, so dass diese für alle Seiten bequem und jederzeit im Rahmen der gesetzlichen Regelungen erfolgen. Die Software erlaubt es, in Kundenstamm, Preislisten und Einkaufskontos eigene Personalgruppen einzurichten. Es lassen sich auch unterschiedliche Konditionen für verschiedene Mitarbeitergruppen hinterlegen. So wie bei anderen Kundengruppen auch, kann die Bezahlung direkt oder auf Rechnung erfolgen. Zudem kann die Kassensoftware für jeden Mitarbeiter ein eigenes Guthaben verwalten, das beispielsweise der Arbeitgeber aufladen kann.
Aber aufgepasst! Für den vergünstigten Mitarbeiter-Einkauf gilt ein jährlicher Rabattfreibetrag, der gesetzlich festgelegt ist. Was darüber hinausgeht, muss in den Lohnsteuerbescheinigungen als steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn gemeldet werden. Deshalb lässt sich mit OS.pos überprüfen, inwieweit der Freibetrag eines Mitarbeiters bereits ausgeschöpft wurde. Der Rest-Freibetrag wird auf dem Bon ausgewiesen. Wird er überschritten, kann OS.pos den Einkauf abweisen, wenn der Arbeitgeber dies so wünscht.