Vom Scanner direkt ins Archiv – Digitale Posteingangsbearbeitung mit ecoDMS

ecoDMS ist das erste Archivsystem für alle Unternehmensgrößen und Privatanwender

Vom Scanner direkt ins Archiv - Digitale Posteingangsbearbeitung mit ecoDMS

Dokumente professionell scannen, archivieren,verwalten mit dem flexiblen Dokumentenmanagementsystem

Aachen, im März 2013. Unter dem Motto „Digitalisierung 2.0“ begeistert das Dokumenten Management System ecoDMS immer mehr Firmen und Privatkunden. Mit ecoDMS können alle Dokumente gescannt, sicher archiviert und professionell verwaltet werden. Die Software erfüllt die gesetzlichen, technischen Vorgaben für ein revisionskonformes Arbeiten, sodass Papierdokumente beispielsweise nach dem Scanvorgang und der Archivierung gemäß der Vorgaben des BDG vernichtet werden können.

Als Archivsystem überzeugt ecoDMS auf ganzer Linie. Die Software bringt vollkommen neuen Wind in die eigentlich beratungs- und kostenintensive DMS-Sparte. EcoDMS kostet gerade einmal 49 Euro brutto pro Lizenz und das bei voller Funktionalität. Besonders interessant ist, dass die Lizenzkosten einmalig sind.

Nahezu alle Dateitypen können in diesem Dokumenten-Management-System revisionssicher gespeichert werden. Praktisch dabei ist, dass mit ecoDMS Papierdokumente und digitale Dateien wie E-Mails, Office-Dokumente, PDFs und vieles mehr in einem zentralen Archiv aufbewahrt werden. Die aufwendige Papierablage und oftmals langwierige Suche nach benötigten Informationen hat mit ecoDMS ein Ende. Auf Knopfdruck werden alle Daten sofort am eigenen Bildschirm angezeigt.

Das Besondere an ecoDMS ist die völlig flexible Handhabung und Skalierbarkeit. Alle Strukturen und Einstellungen können exakt auf die eigenen Bedürfnisse konfiguriert werden. Das Archiv eignet sich daher für beliebige Unternehmensgrößen und Branchen und kann sogar im Privathaushalt eingesetzt werden.

Es gibt verschiedene Wege Dokumente im ecoDMS aufzunehmen. Die Art und Weise des Imports ist abhängig von der Herkunft der Unterlagen. Papierdokumente können als TIFF oder PDF mit einem beliebigen Scanner eingescannt und archiviert werden. Der Posteingang wird dann entweder in das zu ecoDMS gehörige Scaninput-Verzeichnis geleitet oder über eine Scanner-Schnittstelle digitalisiert. Die clevere Kombination aus Scanner und Dokumentenverwaltung bietet den Benutzern eine perfekte Komplettlösung zur modernen Aufbewahrung von Dokumenten.

Unmittelbar nach der Digitalisierung können die Dokumente ordnungsgemäß im Dokumenten-Management-System abgelegt werden. Die Einsortierung der Daten in den passenden Ordnern und die Vergabe weiterer Metadaten kann sogar automatisch erfolgen. Mit der Archivierung wird das gescannte Schriftgut sowohl im Original-Scan-Format als auch als PDF/A Dokument abgelegt und wird automatisch im Hintergrund volltextindiziert.

Dokumente, die schon auf dem PC gespeichert sind, können bequem per Drag und Drop ins Archiv geschoben und klassifiziert werden. Hier gibt es auch die Möglichkeit der Massenklassifizierung, die es ermöglicht eine beliebige Anzahl von Dokumenten gleichzeitig zu klassifizieren.

Der Anschluss von Drittsoftware ist ebenfalls leicht möglich. EcoDMS bietet hierfür einen PDF/A Drucker an, der die Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen ermöglicht. Die Plugins für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice erlauben eine direkte Archivierung als PDF/A Dokument und Originaldatei aus den genannten Programmen. Die Office Dateien können bei Bedarf auch noch nachträglich über die Versionsverwaltung bearbeitet werden. Die E-Mail Archivierung ist mit ecoDMS ebenfalls schnell erledigt. Es gibt Addons für Thunderbird und Outlook zur Ablage von Mails und/oder deren Anhängen als PDF/A und Originaldatei. Für Programmierer gibt es ergänzend zum Standardumfang eine eigene API-Schnittstelle, über die bei Bedarf weitere Systeme an ecoDMS via Programmierung angeschlossen werden können.

Als Client-Server-System erfüllt ecoDMS alle Anforderungen an ein elektronisches Dokumentenarchiv. Die Dokumente und Details werden revisionskonform in einer postgreSQL-Datenbank gespeichert. Diese befindet sich samt Server sicher im eigenen Netzwerk, so dass die Daten nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar“ auf dem Filesystem liegen.

Ein wesentliches Merkmal von ecoDMS ist die integrierte OCR Funktion, welche die archivierten Dokumente automatisch im Hintergrund volltextindiziert. Das ermöglicht ein sekundenschnelles Wiederfinden aller durchsuchbaren Dateien. Die Suche in ecoDMS ist so einfach ist wie googeln.

Dies ist nur ein Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Das Preis-Leistungsverhältnis dieser Archivlösung ist sensationell. Die Kombination eines langjährigen KnowHows und professionellen Eigenentwicklungen in Verbindung mit ausgereiften OpenSource Komponenten, der Verzicht auf Fremdlizenzen und Datenträger und ein moderner, voll automatisierter Onlineverkauf ergeben einen unschlagbaren Verkaufspreis von 49 Euro brutto pro Lizenz. Der Preis unterschreitet um ein Vielfaches die herkömmlichen Angebote im DMS-Sektor. Eine Lizenz beinhaltet den vollen Funktionsumfang, ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und enthält keine Dokumentenbegrenzung.

Mit der ecoDMS Free4Three Edition kann der Funktionsumfang vor dem Kauf ausgiebig getestet werden. Die freie Version verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden.

Weitere Informationen zum Dokumenten-Management-System ecoDMS stehen unter www.ecodms.de bereit.

Das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS stammt aus dem Hause applord in Aachen. Die Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden war der Startschuss zur Entwicklung des eigenen Archivsystems. Auf Basis dessen und der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow wurde der ecoSIMS Process Server entwickelt. Dieser bildet die Grundlage von ecoDMS und sorgt durch seine serviceorientierte Architektur (SOA) dafür, dass sich bestehende IT-Infrastrukturen an den geschäftlichen Anforderungen eines Unternehmens modular und flexibel ausrichten lassen. Für sensationelle 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung zum Archiv erhalten die Kunden mit ecoDMS ein professionelles Dokumenten-Management-System, das mobil, im Web, im Netzwerk und lokal verwendet werden kann. Von einer komfortablen Posteingangsbearbeitung, einer automatischen Dokumentenablage, der sicheren Archivierung beliebiger Dateiformate und Schnittstellen zu gängigen Office und E-Mail-Programmen, bis hin zum blitzschnellen Wiederfinden aller Dokumente und der einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet dieses Client-Server-System jeglichen Komfort für die Anwender.

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Donnerstag, 27. März 2014 von